让电子档案“存得下、用得上”

近年来，伴随政务服务数字化转型的深入，各地住房公积金管理中心加快推进数字档案室建设。档案工作由传统的实体保管逐步转向现代的数据治理，深度融入业务链条，成为赋能业务合规、提升政务服务效能、筑牢资金风险防控的重要支撑。

固化电子证据　筑牢合规审计“防火墙”

随着“一网通办”的持续推进，线上业务办理量激增。广西区直、广东东莞及深圳、山东济南和浙江省直等多地住房公积金管理中心依托数字档案室建设，引入电子签名、时间戳等技术，保障原生电子档案“来源可靠、要素合规、程序规范”，赋予档案法定凭证效力，有效防范了业务法律风险。

同时，系统打通各业务平台数据壁垒，将分散的各类档案资源集中统一管理，形成完整闭环的业务证据链。这不仅让业务流转有迹可循，更为内部审计和外部监管提供了全面、真实、不可篡改的数据依据，推动合规管理有据可依、有迹可查。

践行便民利企　打造职工查档“服务窗”

住房公积金贷款档案查阅是业务中的高频需求。以北京住房公积金管理中心为例，依托数字档案室应用系统将档案数据与职工查贷款业务系统深度融合，通过职工查贷应用实现档案数据直接参与业务办理过程，打通档案系统与公共服务前端渠道，面向缴存职工提供“职工查贷”的线上便捷查档方式，职工通过线上网厅，即可网上申请和在线查阅贷款合同。

这一举措落实了“数据多跑路，群众少跑腿”，大幅缩短了查档时间，减少了线下跑动、手工填表、人工搬运档案的繁琐操作，提升了缴存职工的获得感与满意度。

坚持降本增效　下好档案管理“先手棋”

数字档案室建设为各地住房公积金管理中心档案管理带来了显著的管理效益。

一方面，通过推进原生电子文件单套制归档和存量档案数字化，从源头大幅减少了纸质档案增量，有效缓解了实体库房仓储压力，节约了档案装具、设备维护及人工管理等管理成本，实现资源集约高效利用。

另一方面，多地住房公积金管理中心以数字档案室测评为契机，全面梳理和完善档案管理全流程，补齐管理短板、规范业务标准、推动档案规范化，使档案工作整体水平迈上新台阶。

引入AI赋能　拓展智能稽核“新场景”

档案管理既要实现“存得下”，更要做到“用得上”。AI（人工智能）技术为电子档案价值挖掘提供了可行路径。通过文字识别、结构化字段提取、规则比对等技术，系统将电子档案中的凭证、缴存清册、业务合同等材料纳入统一稽核范围，成为智能稽核的应用切入点。

在高频业务材料核验中，济南住房公积金中心以数字档案室建设为基础，上线档案系统，将档案采集嵌入各管理部业务办理全过程，实现业务发生即归档。系统引入手写板签字，以电子签名全面替代柜面纸质材料收集与签字，推动业务档案无纸化，从源头减少纸质凭证档案材料。同时，依托大数据协查信息固化功能，可按照业务办理中涉及的相关编号或关键字段，从大数据平台查询婚姻、社保、个人房屋等信息并同步固化归档；通过业务操作留痕，对业务受理全流程进行记录、管理和归档，形成完整、规范、可追溯的电子档案链，为业务合规运行和智能稽核提供可靠数据支撑。

济南住房公积金中心还实现了材料“秒级比对”。办理购房提取业务时，系统自动识别不动产权证上的权利人、房屋坐落等核心字段并与业务数据库逐项比对。信息不符的直接驳回，地址简写、名称别称等存疑情况标记转人工复核，单笔比对时间由约5分钟缩短至5秒左右。职工申请异地贷款，提交缴存证明后，系统自动识别关键信息并比对，数据偏差超出预设阈值自动触发预警，以往需要人工反复确认的环节，现已基本实现秒级处理。

在专项稽核方面，北京住房公积金管理中心将AI技术应用于单位降低缴存比例、缓缴住房公积金等业务。系统自动提取业务档案内职工清册材料，识别人员名单总数和实际有效签名数量。当实际签名人数达不到名单总人数一定比例时，系统自动发出稽核提醒。该功能将电子档案内签名信息纳入稽核范围，提高了专项稽核覆盖面，切实保障职工对缴存调整事项的知情权与确认权。

建设数字档案室是档案工作现代化转型的必由之路。未来，各地住房公积金管理中心将持续深化数字、智能赋能，不断拓展档案在合规管理、政务服务、风险风控等场景的应用，推动档案工作深度融入业务大局、赋能、服务业务，为住房公积金事业高质量发展持续贡献档案力量。

摘自　《中国建设报》　2026.11.05　龚集锦